Je krijgt niet altijd het originele archiefstuk in handen. Het kan zijn dat het betreffende archief of archiefstuk niet aanwezig is omdat het opnieuw geïnventariseerd of gedigitaliseerd wordt. Of een andere studiezaalbezoeker is met de door jou gevraagde inventarisnummers bezig. Misschien is het stuk uitgeleend voor een tentoonstelling. Het is ook mogelijk dat er beperkende bepalingen op de raadpleging van het archiefstuk berusten.

Er zijn drie redenen om de raadpleging van (originele) archiefstukken te beperken:

• Er is van het originele stuk een duplicaat beschikbaar in de vorm van een microfilm, microfiches, fotokopie, foto, dia, digitaal bestand of transcriptie;
• De materiële staat van het stuk is zo slecht dat elk gebruik kan leiden tot informatieverlies of beschadiging;
• Bij de overdracht van het archief zijn beperkingen aan de openbaarheid gesteld. In de meeste gevallen hebben deze betrekking op privacybescherming van nog levende personen.